Privacyverklaring

(versie 25 mei 2018)

Dit is de privacyverklaring van Medical Direct Services, ingeschreven in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel onder nummer 17221706.

Waarom deze privacyverklaring?
MDS verricht in zijn hoedanigheid van bedrijfsarts werkzaamheden op het gebied van arbo-advisering en verzuimbegeleiding. Tevens verricht MDS medische keuringen, zoals rijbewijskeuringen en bodemsaneringskeuringen. Omdat MDS in het kader van zijn activiteiten als bedrijfsarts informatie uitwisselt waaronder gegevens die als persoonsgegeven kunnen worden aangemerkt en ook bijzondere persoonsgegevens zoals medische gegevens, kun je in deze privacyverklaring lezen welke gegevens MDS verwerkt, met welk doel en hoe MDS omgaat met die persoonsgegevens. Deze verklaring is dan ook van toepassing op alle persoonsgegevens die MDS in het kader van zijn activiteiten verwerkt.

Welke persoonsgegevens verwerkt MDS?

Gegevens van cliënten
MDS verwerkt voor zijn werkzaamheden van bedrijfsarts in ieder geval de volgende gegevens van zijn cliënten (de werknemers van opdrachtgevers of particuliere cliënten):

  • personeelsnummer;
  • geslacht;
  • voorletters;
  • tussenvoegsel  
  • achternaam;
  • geboortedatum;
  • straat en huisnummer;
  • postcode en plaats;
  • startdatum dienstverband;
  • uren per week;
  • MDS houdt voor iedere cliënt een medisch dossier bij.

 De volgende persoonsgegevens van cliënten zijn optioneel en worden enkel verwerkt indien werkgever daartoe besluit en indien wettelijk toegestaan en nodig en noodzakelijk voor de werkzaamheden in verband met de betreffende patiënt:

  • BSN-nummer (Burgerservicenummer);
  • voornaam;
  • achternaam partner;
  • geboorteplaats;
  • land postadres;   
  • telefoonnummer;
  • mobiel telefoonnummer; 
  • e-mail adres;
  • datum wijziging dienstverband;
  • einddatum dienstverband; 
  • norm-uren per week;     
  • functie;
  • SFB (Structureel Functioneel Beperkt) status.

Gegevens van opdrachtgevers (werkgevers)
MDS verwerkt van opdrachtgevers (werkgevers) contactgegevens zoals bedrijfsnaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres en de benodigde gegevens voor de financiële administratie zoals factuurnummer, KvK-nummer, IBAN nummer, omschrijving dienst, bedragen.

Contact via website
MDS verwerkt gegevens die via het contactformulier op de website www.mds-keuring.nl binnenkomen zoals naam, bedrijf, telefoonnummer, e-mailadres en de vraag en/of opmerking met als doel contact op te kunnen nemen met de betreffende persoon.

Ook verwerkt MDS via het formulier tarieven op de website naam, bedrijfsnaam en e-mailadres om tarieven van MDS op te vragen en toegezonden te krijgen.

Met welk doel verwerkt MDS de gegevens?
MDS verricht in zijn hoedanigheid van bedrijfsarts werkzaamheden op het gebied van arbo-advisering en verzuimbegeleiding. Tevens verricht MDS medische keuringen zoals rijbewijskeuringen. MDS verwerkt in de uitvoering van voornoemde werkzaamheden persoonsgegevens met als doel: 

  • ter identificatie van cliënten en om te communiceren met cliënten en opdrachtgevers;
  • het  begeleiden bij ziekteverzuim en bevorderen van de re-integratie van arbeidsongeschikte  werknemers;
  • advisering op gebied van arbeidsomstandighedenzorg in de bij MDS aangesloten bedrijven;
  • het verrichten van medische keuringen zoals rijbewijskeuringen en preventief medisch onderzoek;
  • ter uitvoering van wettelijke taken die voor MDS van toepassing zijn (zoals de Wet verbeterde Poortwachter).

Mag MDS de gegevens verwerken?
MDS verwerkt persoonsgegevens op grond van de expliciete toestemming van de betrokkene, indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarin de betrokkene partij is zoals bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst met een werkgever, een wettelijke verplichting zoals bijvoorbeeld de Wet verbeterde Poortwachter dan wel een gerechtvaardigd belang van MDS om de gegevens te verwerken.

Hoe gaat MDS om met de beveiliging van de gegevens?
MDS zorgt voor voldoende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de gegevens) in lijn met de daarvoor geldende wet- en regelgeving waaronder maar niet beperkt tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en rekening houdend met de stand der techniek.

Hoe lang bewaart MDS de gegevens?
MDS bewaart persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor de verwezenlijking van het doel waarvoor de gegevens zijn verkregen en niet langer dan wettelijk is toegestaan. De uiteindelijke bewaartermijn verschilt per soort persoonsgegevens. Medische patiëntgegevens dienen bijvoorbeeld ten minste 15 jaar bewaart te blijven na einde behandeling. Na afloop van de bewaartermijn worden de persoonsgegevens gewist dan wel geanonimiseerd.

Verstrekt MDS gegevens aan derden?
MDS verstrekt  met inachtneming van toepasselijke wet- en regelgeving gegevens aan:

  • de werkgever van cliënten in geval van verzuimbegeleiding, waarbij het slechts de volgende gegevens betreft: naam en geboortedatum, datum van het laatste consult, conclusies ten aanzien van de mogelijkheden tot werkhervatting door betrokkene, procesmatige begeleidingsafspraken;
  • derden op basis van een wettelijke verplichting.

Maakt MDS bij de verwerking van gegevens gebruik van derden?
MDS maakt voor de verwerking van persoonsgegevens gebruik van een online verzuim-registratiesysteem en een online systeem voor de financiële administratie van derden. In een zogenaamde verwerkersovereenkomst met deze derden verplicht MDS de derden contractueel tot geheimhouding en het nakomen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

MDS maakt gebruik van een bedrijfsarts-assistente voor administratieve taken zoals agendaplanning en correspondentie. Incidenteel schakelt MDS een collega bedrijfsarts in. De ingeschakelde bedrijfsarts-assistente en bedrijfsarts worden verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan hij of zij kennis kan nemen.

Voldoet MDS aan de eisen van de wet?
MDS gaat uiterst zorgvuldig om met de persoonsgegevens en leeft de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en aanverwante wet- en regelgeving na.

Wat doet MDS op de website?
Op de website www.mds-keuring.nl wordt enkel gebruik gemaakt van zogenaamde functionele cookies die noodzakelijk zijn voor een goede werking van de website van MDS. Denk daarbij aan het aanbieden van de mogelijkheid om inloggegevens op te slaan. Ook wordt gebruik gemaakt van zogenaamde analytische cookies om het gebruik van de website te meten en te verbeteren. Denk daarbij aan het bijhouden van het aantal bezoekers op de website en het bepalen van de volgorde waarin een bezoeker de verschillende pagina’s van de website bezoekt. MDS volgt hierbij geen individuele bezoekers. MDS maakt geen gebruik van andere niet-functionele cookies op de website.

Hoe kun je invloed uitoefenen op de verwerking van je persoonsgegevens?
Iedere betrokkene waarvan persoonsgegevens worden verwerkt heeft de volgende rechten:

  • inzage van zijn of haar persoonsgegevens en een kopie daarvan;
  • correctie van persoonsgegevens indien deze onjuist zijn;
  • het laten wissen dan wel anonimiseren van gegevens omdat ze niet meer juist zijn of bijvoorbeeld omdat de toestemming is ingetrokken;
  • een beperking van de verwerking te verzoeken;
  • overdracht van de betreffende persoonsgegevens; en
  • bezwaar te maken tegen bepaald gebruik.

Een verzoek daartoe kan je schriftelijk indienen:
Medical Direct Services
Ommelseweg 55
5721 WT  ASTEN

of per mail naar administratie@mds-keuring.nl onder vermelding van de naam van je verzoek en voorzien van je contactgegevens. MDS doet er alles aan om je verzoek of bezwaar zo snel mogelijk te behandelen en in ieder geval binnen 4 weken.

Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wordt de privacy verklaring wel eens gewijzigd? 
Hoewel de privacyverklaring niet veelvuldig zal worden gewijzigd, behoudt MDS zich het recht voor deze privacyverklaring op ieder moment te wijzigen. Kijk op deze website voor de laatste versie.